Berdasarkan bidang usahanya sebuah Perusahaan dapat dibedakan menjadi Perusahaan Manufacture dan Perusahaan Jasa/Service. Pembuatan SOP di setiap Perusahaan menurut bidang usahanya ditentukan berdasarkan Departemen yang ada di Perusahaan tersebut.
Sebagai contoh Pada Perusahaan Manfacture yang cukup besar tentunya akan di-support oleh Team yang kuat dan handal, maka mereka akan memerlukan :
- Departemen HRD & GA
- Departemen Finance & Accounting
- Departemen Marketing
- Departemen Purchasing
- Departemen Produksi
SOP Dalam Departemen
Sekarang marilah Kita lihat satu persatu SOP apa saja yang ada di setiap Departemen tersebut.
1. Departemen HRD && GA
Departemen ini membawahi semua aktivitas yang berhubungan dengan kepegawaian dan juga kegiatan umum lainnya untuk menunjang aktivitas perusahaan. Umumnya Departemen ini akan dipimpin oleh satu penanggungjawab yang sama.
Sebagai contoh butiran SOP umum yang ada di Departemen ini diantaranya :
- Prosedur Pengajihan
- Prosedur Perjalanan Dinas
- Prosedur Klaim Pengobatan
- Prosedur Absensi Karyawan
- Prosedur Pengiriman Dokumen
- Prosedur Perawatan Inventaris Kantor
2. Departemen Finance & Accounting
Departemen ini menbantu Perusahaan dalam hal keuangan dan pencatatan pembukuan perusahaan. Maka kalo dilihat dari aktivitasnya SOP umum yang akan dijumpai pada Departemen ini diantaranya :
- Prosedur Pembayaran
- Prosedur Penerimaan
- Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
- Prosedur Pinjaman
3. Departemen Marketing
Departemen ini adalah sebagai ujung tombak Perusahaan dalam memasarkan hasil produksinya. SOP umum yang akan Kita jumpai disana diantaranya :
- Prosedur Promosi
- Prosedur Pencarian calon Pembeli yang Prospektif
- Prosedur Distribusi
- Prosedur Klaim
- Prosedur Service after Sales
- Prosedur Penagihan
4. Departemen Purchasing
Departemen ini membantu Perusahaan dalam hal pengadaan kebutuhan barang Perusahaanm baik untuk aktivitas produksi juga support dan administrasi perusahaan.
Didalam Departemen ini secara umum Kita akan menjumpai :
- Prosedur Permintaan Kebutuhan Barang/ Material
- Prosedur Pemesanan Barang
- Prosedur Penerimaan Barang
5. Departemen Produksi
Nah Departemen ini adalah salah satu bagian yang terpenting, dimana dalam Departemen inilah semua aktivitas pengolahan material dilakukan sehingga menjadi Fisih Good yang siap dipasarkan. Disini pula variasi kebutuhan SOP diperlukan sesuai dengan jenis barang yang dihasilkan.
Mungkin secara umum SOP yang ada dalam Departemen ini dapat digambarkan sebagai berikut:
- Prosedur Penerimaan Raw Material
- Prosedur Pengolahan/ Produksi
- Prosedur Quality Control
- Prosedur Penyimpanan
- Prosedur Pengeluaran Finish Good
Sekarang bagaimana dengan Perusahaan Jasa/ Service. Sebenarnya secara umum SOP pada Perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa/ Service hampir sama dengan Perusahaan Manufacture, tentunya mereka juga akan di-support oleh sebuat Team handal yang terdiri dari :
- Departemen HRD & GA
- Departemen Finance & Accounting
- Departemen Marketing
- Departemen Purchasing
- Departemen Support
Nah kalo Kita lihat perbedaannya hanya pada Departemen terakhir saja, yaitu Departemen Support. Departemen Support ini beraneka ragam bentuknya tergantung dari Jasa/ Service yang diberikan oleh Perusahaan tersebut. Misalkan untuk Mall atau Gedung perkantoran, maka Team Support disini bisa terdiri dari:
- Team Engineering
- Team Housekeeping
- Team Security
- Team Parking
Nah untuk Jasa/ Service yang lain tentunya Team Sopport-nya pun akan berlainan pula, maka SOP disini pun akan bervariasi sama seperti SOP Produksi pada perusahaan Manufacture.
Related Topic Link:
Apa dan Apa Standard Operating Procedure
Tags: Finance Accounting, GA, HRD, Marketing, Perusahaan Jasa, Perusahaan Manufacture, Procedure, Produksi, Prosedur, Purchasing, Sistem, sistem prosedur, SOP, SOP Perusahaan, STANDARD OPERATING PROCEDURE, System Prodecedure
June 25, 2009 at 7:40 pm
Saya sangat berterima kasih atas adanya web ini, sehingga membantu saya dalam penyusunan sistem & SOP di perusahaan kami. Tapi masih ada hal yang mengganjal yang mohon Bapak dapat memberikan jawaban yaitu, sampai sejauh mana departemen accounting memverifikasi suatu dokumen yang diterima dari departemen lain, mengingat departemen accounting merupakan pos akhir dari dokumen dan laporan yang nantinya digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan dalam laporan keuangan, apakah seorang akuntan harus pula mengecek otorisasi tanda tangan dari faktur penjualan, bon barang masuk/keluar, OP, dll, bukankah hal tersebut seharusnya sudah diverifikasi dari departemen lain misalnya untuk pembayaran pembelian barang yang dibuktikan dengan nota, kwitansi, bon barang masuk,dll dilakukan oleh bagian finance?
Yang kedua, apakah seorang akuntan juga harus mengecek kebenaran kurs sekaligus perkaliannya dengan valasnya untuk mendapatakan nilai rupiahnya?
Intinya sampai sejauh mana departemen accounting dapat menerima dokumen yang sudah valid, akurat dan terverifikasi dari departemen lain dan sejauh mana departemen accounting mengontrol kevalidan data/dokumen tersebut?
Demikian pertanyaan kami, terima kasih sebelumnya.
Salam
June 26, 2009 at 12:51 pm
Saya coba jawab ya………….
Memang benar Dept Accounting adalah pos terakhir dalam sebuah perusahaan untuk urusan data operation.
Semua dokumen operasional akan bermuara ke Departemen ini.
Untuk menjawab pertanyaan anda sebaiknya kenali dahulu fungsi dari setiap departemen yang ada. Dalam Kasus ini adalah Dept.Finance dan Dept Accounting.
Fungsi Dept Finance lebih banyak mengurusi keuangan yang meliputi pembayaran ke Supplier/ Kontraktor/ Konsultan, penerimaan penjualan, Mengatur Cash Flow, Penempatan Deposito, Pencairan, dsb.
Sedangkan Fungsi dari Dept.Accounting adalah melakukan pencatatan terhadap semua transaksi yang sudah dilakukan.
Jadi Dept Finance harus memastikan bahwa transaksi yang akan dilakukan baik pengeluaran/ penerimaan dilampiri dengan semua dokumen pendukung sesuai dengan SOP Perusahaan dan dokumen juga dilengkapi dengan Otorisasi yang berlaku.
Dept Finance harus berani menolak bila ada dokumen yang tidak lengkap atau ada otosisasi yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Selanjutnya bila semua dokumen tersebut sudah lengkap baru akan diserahkan ke Dept Accounting untuk dilakukan verifikasi kembali sebelum dilakukan pencatatan/ posting.
Semoga membantu….
salam,