Pada saat ini masih banyak Perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Mereka lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan/ budaya perusahaan tersebut. Tidak hanya terbatas dengan perusahaan dengan skala kecil, perusahaan skala menengah dan besar pun masih ada yang belum memiliki System Operational yang baku dan dibakukan pula. Pada umumnya juga perusahaan dengan tipe seperti ini semua system yang ada dan berlaku disana ada dan dicatat dimasing-masing kepala para key person, dimana para key person mungkin sudah bekerja lama untuk perusahaan ini.
Tetapi tidak semua perusahaan mengenyampingkan hal ini, bahkan di beberapa dan umumnya perusahaan besar mereka sudah memiliki sebuah Departemen tersendiri yang khusus mengurusi System Procedure Perusahaan tersebut. Sedangkan untuk perusahaan skala kecil dan menengah fungsi System Procedure ini terafiliasi di dalam Departemen Accounting atau ada juga yang dibawah Departemen Human Resources.
Memang idealnya System Procedure ditangani oleh sebuah Departemen tersendiri atau setidaknya ada PIC khusus yang menanganinya, mengingat pekerjaan seorang System Procedure harus selalu melakukan review atas System yang sudah ada dan juga pengembangan System tersebut kedepannya. Bilamana perkerjaan tersebut dirangkap oleh PIC tertentu maka hasilnya tidak akan maksimal karena PIC tersebut pasti akan menyelesaikan dahulu pekerjaan utamanya baru kemudian dia akan melakukan review system yang ada. Selain itu ada anggapan PIC tersebut akan membuat system yang lebih menguntungkan departemennya sendiri. Hal ini berbeda bilamana pekerjaan ini ditangani oleh PIC khusus, seorang yang menjabat posisi System Procedure harus mementingkan sisi perusahaan dan Internal Control, tidak memihak departemen tertentu dalam menyiapkan suatu System Prosedure. Ia harus berada di posisi tengah dan harus bisa menjadi seorang mediator antar Departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tentunya tidak mengeyampingkan fungsi dari Internal Control yang baik pula.
TANGGAPAN UMUM KARYAWAN AKAN SOP
- Tambah Pekerjaan, terkesan dengan adanya SOP pekerjaan administrasi akan semakin banyak. Tanggapan semacam ini bisa saja benar bilamana cara-cara dan administrasi lama tetap dipertahankan dan ditambah lagi dengan System baru pada SOP. Jadi seorang karyawan akan melakukan 2 macam cara kerja untuk mencapai suatu tujuan. Sebaiknya tinggalkan cara kerja lama dan beralihlah ke SOP yang sudah disetujui dan disepakati bersama pengaplikasiannya.
- SOP Kaku/ Sakleg/ tanpa kompromi sehingga menggangu operasional Perusahaaan, SOP memang sudah dibuat baku atas kesepakatan bersama. Tetapi dalam pengaplikasiannya bisa saja terbentur oleh Kebijakan dalam SOP tersebut, oleh karena itu dalam pembuatan SOP tentunya Kita harus memikirkan pengecualian yang timbul bila kebijakan dalan SOP tidak dapat dipenuhi dan biasanya sudah diatur didalamnya penanggungjawabnya.
- Kerja Takut Salah dan Tidak Percaya Diri, ada budaya di kalangan para pelaksana bahwa semua aktivitas harus benar-benar sesuai dengan SOP, sehingga bila diperlukan otorisasi maka dimintakan kepada semua pejabat berwenag (tanggung renteng) padalah dalam SOP sudah dibuatkan Surat Keputusan Otorisisi. Hal ini menjadikan alur proses dan waktu yang diperlukan untuk pengananan menjadi panjang dan lama. Sebaiknya sifat seperti ini dihindari, mengingat apa yang sudah disepakati bersama dalam SOP dapat menjadi acuan dalam operasional.
NILAI POSITIF DARI SOP
Hal-hal positif yang dapat dirasakan dengan sudah adanya SOP di Perusahaan diantaranya :
- Aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
- Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.
- Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.
- Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)
FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB HEAD SYSTEM PROCEDURE
Sekarang marilah Kita lihat fungsi utama yang harus dijalankan oleh seorang pemimpin Departemen System Procedure:
- Menyiapkan Anggaran Departemen, Anggaran diperlukan dalam upaya untuk mewujudkan action plan Departemen
- Merencanakan, mendesign, mengimplementasikan System Procedure yang akan dibuat. Hal ini tentunya didahului dengan tahapan lainnya seperti survei, memahami bisnis usaha, mempelajari kondisi saat ini, estimasi biaya, dan lain sebagainya.
- Memberikan penjelasan dan menpresentasikan SOP yang dibuat. Kemampuan ini sangatlah penting terutama dalam mengakomodasi kepentingan dari beberapa Departemen yang ada.
- Memberikan masukan untuk pengembangan System Perusahaan
- Dapat bekerjasama dengan baik sebagai team dengan semua Departemen dalam perusahaan.
ISI MANUAL SOP
Apa saja yang harus terdapat dalam sebuah Manual SOP, mari Kita lihat satu persatu hal utama yang ada dalam sebuah SOP:
- Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
- Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
- Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
- Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
- Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa ditungkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
- Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.
SYMBOL DALAM SOP
Symbol yang digunakan dalam SOP umumnya untuk membantu memberikan penjelasan sebuah prosedur yang dituangkan dalam bentuk Flowchart atau gambar.
Berikut adalah sebagian contoh dan arti beberapa symbol yang umum digunakan:
@copywrite
TAHAPAN PEMBUATAN SOP
Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :
- Bisnis Usaha, Pelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
- Survei, Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Lakukan juga interview bila diperlukan.
- Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
- Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan
- Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
- Draft SOP, siapakan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
- Persetujuan, Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
–*
IMPLEMENTASI SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.
Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP
REVIEW SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.
Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.
Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
SUKSES PENERAPAN SOP
Kesusksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :
- Support Semua Departemen, Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang listas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
- Komitment Pimpinan Perusahaan, Karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam Perusahaan dan disetujui oleh para Pimpinan Perusahaan maka komitment para Pimpinan di Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP Perusahaan sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya. Bila hal tersebut terjadi maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya.
Related Topic Link:
SOP ditujukan untuk siapa …???
Tags: flowchart, formulir, implementasi, isi sop, juklak, kebijakan, kebijakan perusahaan, narasi, pekerjaan sisdur, peraturan, perusahaan, sisdur, sispro, sistem prosedur, SOP, System Procedure
February 24, 2009 at 9:58 am
Yup, emang siy enak jadinya klo kerja udah ada SOP nya. Cuman di tempatku ga ada bagian khusus n PIC yg emang diplot buat bikin itu.
Ak yg didaulat untuk bikin SOP aja masih anak kemaren sore yg cuman tau dikit banget mengenai aturan perusahaan, itu pun krn udah kebiasaaan krn long enough kerja dsini.
Any suggestion for me? Pusing niyyy..sendirian dg job yg disambi2 pula.
February 24, 2009 at 11:23 am
Memang kalo tidak ada bagian khusus yang mengurusin hal tersebut dah pasti akan sulit. Semua pihak ingin enak untuk departemennya sendiri. Bila pekerjaan pembuatan SOP juga dirangkap oleh satu orang secara umum pekerjaan ini akan dilakukan belakangan setelah pekerjaan utama terselesaikan.
Mungkin saran yang dapat saya berikan adalah coba tentukan prioritas pembuatan SOP nya, dan luangkan waktu untuk pembuatan dan pembahasan dengan PIC yang terkait.
March 12, 2009 at 12:31 pm
Nice Article..
Izin copas boleh?
March 13, 2009 at 1:13 pm
Silahkan, semoga bermanfaat
March 16, 2009 at 5:28 pm
mas nanya donk . . .
untuk bikin SOP yang “Sebenar benar nya itu gimana yah?
(cerita dikit yah . . .) saya kebetulan bekerja di sebuah konsultan di jakarta, untuk job desk saya adalah di bagian system and procedure. intinya handle mengenai pembuatan SOP dari sebuah perusahaan lain (client) sampai saat ini saya sudah pernah membuat hanya 2 client saja, pertama perusahaan yang bergerak dalam bidang eksplorasi dan perusahaan perkebunan kelapa sawit.
tahap tahap yang pernah saya jalani untuk pembuatan SOP ini antara lain, awalnya mengetahui struktur organisasi dari suatu perusahaan. mengetahui job deskripsi dari setiap personil bagian2 yang ada. mengetahui alur proses dari bagian per bagian. mengetahui proses2 apa aja yang ada dalam perusahaan tersebut dan hubungan2 dengan bagian lain. mengetahui formulir2 yang digunakan dalam proses tersebut. otorisasi mengenai formulir2 tersebut.
dari semua itu kita rangkum, kita “review” kita mengetahui seluruh proses yang ada, kemudian kita gambarkan dalam bentuk flowchart yang seharusnya (disesuaikan dengan fungsi internal control) dan kita buatkan juga formulir2 nya untuk melengkapi proses2 tersebut.
yang inign saya tanyakan:
apakah antara satu SOP perusahaan dengan SOP perusahaan lain dapat kita “mix and match” contohnya : untuk di perusahaan eksplorasi untuk bagian keuangan dalam proses penerimaan bank dan pengeluaran bank bisa juga digunakan dalam perusahaan kelapa sawit?
misalnya dalam satu perusahaan tersebut sudah ada “SOP” namun belum dibukukan, kemudian kita membuatkan SOP tersebut, lengkap dengan formulir2 nya. namun perusahaan tersbut juga sudah ada formulir yang berjalan, namun tidak sesuai dengan internal control, hanya sebatas formulr aja. untuk kasus tersebut bagaimana menyikapinya? apakah kita tetap “kekeuh” terhadap apa yang kita buat, atau kita mengikuti apa yang telah berjalan dengan sebelumnya?
duuuh . . . makin bingung saya nulisnya . . saking banyaknya yang pengen saya tanyain .. :p
untuk sekarang segini dulu deh yah mas . . terima kasih banget untuk jawabannya . .
oiya . . mas, hehehehe . . bisa tlng kasih pendapat masalah SOP yang udh saya buat ga?
klo bisa mungkin nanti saya kirim by email, tapi saya hide nama perusahaannya yah . . saya pengen tau kelemahan2nya . . . maklum masih baru banget nih . . masih butuh bimbingan .
thanks,
best regards,
alfri
March 17, 2009 at 8:38 am
Apa yang Mas Alfri lakukan dalam pembuatan SOP langkah2nya sudah cukup baik.
Untuk pertanyaannya saya coba jawab ya…….
Kebetulan Mas Alfri menangani 2 client yang memiliki bidang usaha yang cukup berlainan. Nah untuk hal tersebut Kita tinggal melihat kondisi apakah SOP yang sudah pernah Kita buat sebelumnya dapat diaplikasikan pada perusahaan yang lain (untuk topik SOP yang sama). Sangat jarang ditemui SOP tersebut dapat 100% diadopsi langsung apalagi bisnis usahanya berbeda.
Sebenarnya satu topik SOP itu memiliki satu konsep dasar yang sama, seperti yang mas Alfri berikan contoh : proses penerimaan bank dan pengeluaran bank. Secara umum penerimaan bank pasti didahului dengan adanya tagihan/ invoice yang dikeluarkan dst sampai dengan proses pembukuan oleh Accounting.
Perbedaan akan muncul dalam penanganan interal control nya dan hal ini harus dibicarakan dengan manajemen perusahaan. Kita atau terutama Mas sebagai seorang konsultan harus memberikan pendapat bagi perusahaan yang menjadi client Mas…. meskipun segala keputusan ada ditangan manajemen perusahaan itu sendiri.
Bila masih ada sesuatu yang ingin didiskusikan silahkan, bisa dikirim ke email saya.
Semoa membantu dan gak tambah bingung ya….he3x
March 18, 2009 at 10:54 am
mo tanya, bisa tlg bikin contoh SOP bagian engineering ? kebetulan aku kerja di pabrik dan disuruh bikin SOP.
terima kasih ya mas’
March 18, 2009 at 2:16 pm
Membuat SOP untuk bagian Engineering, bisa saja….kan sama dengan pembuatan SOP lainnya. Yang terpenting ikuti langkah-langkah penyusunan yang ada, (sebagai gambaran ada langkah yang sudah saya upload dalam artikel). Lakukan inventarisasi kebutuhan SOP yang akan dibuat, juga tentukan prioritasnya.
Kebetulan saya punya pengalaman sedikit untuk topik yang Mas tanyakan. Bila masih ada yang ingin ditanyakan silakan.
Semoga membantu dan jangan ragu untuk memulai , pasti bisa kok.
April 13, 2009 at 1:48 pm
Salam Kenal,
Artikel yang bagus dan bermanfaat. Kalau boleh, bisa saya minta emailnya pak? Saya kerja di bagian prosedur, ada beberapa hal yang ingin saya konsultasikan terkait dengan SOP
April 14, 2009 at 7:23 am
silahkan……. email saya : janto_oktavia@yahoo.com.sg
April 17, 2009 at 10:50 am
klo Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan itu isinya mengenai apa yah mas? apakah sama dengan Standard Operating Procedure?
April 17, 2009 at 1:07 pm
Bisa dikatakan sama…… Dalam SOP perusahaan salah satunya terdapat SOP Finance and Accounting.
Sistem Akuntasi dibuat dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, semakin besar perusahaan tersebut tentunya sistem nya akan semakin komplek.
May 11, 2009 at 5:18 pm
Nice article Mas..
Sangat membantu saya untuk koreksi kerjaan yang selama ini saya lakukan (maklum masih pemula)
May 12, 2009 at 7:50 am
Senang juga dapat membantu dan berbagi.
salam,
June 3, 2009 at 10:22 am
mas janto…
kalo untuk di pemerintahan bagaimana ya… terkait dengan perijinan
makasih.
June 3, 2009 at 10:41 am
Mudah-mudahan jawaban yang saya sampaikan sesuai dengan apa yang anda harapkan, mengingat pertannyaannya kurang jelas.
Dalam Pemerintahan juga terdapat SOP, sama dengan perusahaan. Untuk mendapat perijinan yang diperlukan ada proses dan step-step yang harus dilalui dan standard kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi. Tentunya dalam mengurus perijinan di pemerintahan setiap lembaga punya aturan yang berlainan sehingga otomatis SOP yang diterapkan juga berbeda.
Semoga membantu….
salam,
June 11, 2009 at 1:30 pm
Nice article anyway..
Mas Janto mohon masukan ni..saya kan punya usaha di bidang kursus pendidikan untuk anak…saya ingin tahu utk SOP nya perlu dibuat per bidang ya…misalkan bidang akademik, keuangan, SDM, Marketing…spt itukah?…Sebenarnya unsur2 yang wajib ada dalam penyusunan SOP itu apa saja ya…trus apa kaitan terdekatnya dengan KPI (Key Performance Indicator)….
Mohon jawaban…Big thx
Best Regards-Apri
June 11, 2009 at 5:00 pm
Dear Apri Hidayati,
Apa yang anda utarakan sudah tepat untuk hal-hal yang spesifik alangkah baiknya dibuat per bidang seperti yang sudah anda lakukan : Bidang akademik, keuangan, Marketing.
Mengapa perlu dilakukan demikian…? karena seperti sudah saya utarakan diatas untuk hal yang spesifik perlu sibuat SOP per bidang. Setiap bidang punya karakteristik dan keunikan sendiri yang tidak dapat disatukan.
Tetapi bilamana bidang tersebut termasuk kategori umum seperti SDM, dapat dibuat global untuk semua bidang (bagian Bidang akademik, keuangan, Marketing sesuai contoh anda SOP SDM adalah sama)
Untuk unsur SOP, hal ini sudah saya utarakan dalam artikel saya dimana SOP itu umumya terdapat Definisi, Kebijakan (policy), Penjelasan (bisa berupa gambar flow chart atau narasi), lampiran yang diperlukan (seperti formulir untuk mendukung SOP tersebut bila ada)
Sebenarnya KPI dan SOP tidak ada hubungannya. Setau Saya KPI digunakan sebagai tool bagi Kita dalam mencapai tujuan. Dalam hal ini anda menggunakan KPI untuk penyusunan SOP. KPI itu bersifat umum dan dapat digunakan oleh semua orang sebagai tool saja. Disana terdapat Tujuan (yang tentunya akan berbeda antara oarang yang satu dengan yang lainnya), terdapat juga target dan cara pelaksanaannya.
Semoga membantu,
salam
July 30, 2009 at 6:43 am
Thanks pak sedetail itu saya dapat panduan SOP, kebetulan saya kerja di tempat yang baru dan disuruh untuk membenahi manajemen dan hal-hal teknis yang berkaitan dengan SOP. Sedang saya proses dan nanti kalau ada apa boleh konsul ya….., karena memang perusahaan broiler di Bandung yang satu ini masih konvensila betul.
Bisa konsul apa aja ya?
Salam,
Ibnu Shobari
Elgho Enterprise
July 30, 2009 at 1:12 pm
Sama-sama……..semoga semua lancar dan sukses pembenahannya.
Silahkan saja bila ada yang ingin didiskusikan.
salam,
August 25, 2009 at 10:57 am
Selamat pagi,
Pak saya boleh konsultasi ya dalam pembuatan SOP karena baru kali ini saya membuat SOP untuk perusahaan dengan jabatan saya sebagai internal auditor. Saya menyuruh seluruh divisi untuk menuliskan apa yang selama ini mereka kerjakan dan telah saya terima semua. Saya analisa hal2 yang perlu dibuat SOP tapi koq jadinya banyak ya dalam satu divisi karena menurut saya ada proses2 yang harus dibuatkan alurnya dalam SOP. Kalau tidak salah SOP itu hanya menerangkan alur kerja secara umum saja kan? Tapi kenapa banyak ya? Apa saya yang salah atau gimana?
Terima kasih sebelum dan sesudahnya.
August 26, 2009 at 11:31 am
punten mas, sy bth panduan untuk membuat sop, kebetulan perusahaan sy bergerak dibidang niaga, en sy sendiri ditunjuk untuk menangani 3 unit spbu pertamina, nah… ini yang sy bikin mumet, baru jalan 6 bulan sy di minta oleh kantor pusat untuk bikin sop khusus untuk spbu, sy sdh mempelajari sop dari pertamina, akan tetapi cangkupannya terlalu luas dan panjang, sdh sy rangkum tapi tetap aja ga begitu mengena, sebetulnya sdh ada aturan dan peraturan dr perusahaan, tp isinya aturan umum,
nah… kalau ga keberatan mas janto yang baik, sy minta sample or contoh sop khusus untuk spbu, tolong ya mas,
sy sudah mempelajari dan ternyata banyak manfaatnya yang mas janto buat di website ni, di tunggu ya mas… trims
August 26, 2009 at 1:19 pm
Mas Firdaus,
Bila perusahaan sama sekali belum memiliki SOP ya wajar-wajar saja kalau jumlah SOP yang perlu disiapkan menjadi banyak. Tetapi janganlah lah putus asa, ini merupakan tantangan dan pembelajaran yang sangat berguna untuk kedepannya.
Coba dimulai dari menganalisa berdasarkan apa yang sudah mas miliki saat ini berdasarkan apa yang rekan-rekan sudah tuliskan. Analisa internal controlnya dahulu, pilih mana yang perlu diperbaiki secepatnya. So buatlah prioritas berdasarkan itu
SOP bisa dibuat secara umum dan juga lebih detail lagi tergantung SOP itu ditujukan untuk siapa. Bila untuk para Top manajemen perusahaan mungkin mereka tidak perlu detail work nya cukup ditampilkan workflow yang sederhana.
semoga membantu dan berusaha terus
salam,
August 26, 2009 at 1:31 pm
Mungkin untuk menjawab pertanyaan ada yang perlu dipertegaskan terlebih dahulu, seperti :
1.Apakah bila Kita menjadi patner Pertamina Kita wajib mengikiti seluruh SOP mereka?
2.Apakah yang anda perlukan sudah ada didalam SOP Pertamina?
Bila setiap SPBU wajib menjalankan SOP Pertamina, berarti anda tidak memiliki pilihan lain, karena mereka akan mengaudit pelaksanaan SOP tersebut.
salam,
August 31, 2009 at 10:14 am
Selamat pagi mas janto,
saya ingin tanya….umumnya pembuatan SOP itu membutuhkan waktu berapa lama ya? karena saya diberikan target 1 bulan ini (Sept’09).
Yang saya khawatirkan jika saya paksakan 1 bulan ini selesai adalah keterpaksaan karyawan (tidak sepenuh hati) dalam menjalankan SOP.
Dalam SOP itu harus dituliskan juga dokumen/bukti bahwa telah terjadi kegiatan dalam proses ya?
kalau selama ini dokumen/bukti tsb tidak ada berarti harus dibuatkan dan ditetapkan dahulu dokumennya?
Jika dalam SOP harus dituliskan dokumen/bukti yang mendukung kegiatan tsb berarti SOP baru bisa disahkan setelah dokumen/bukti tersebut ditetapkan dahulu?
Terima kasih ya mas janto.
September 1, 2009 at 10:26 am
Pagi juga………
Mengenai waktu pembuatan SOP dapat disesuaikan dengan jumlah butiran SOP yang akan disiapkan. Umumnya kita menentukan dahulu prosedur apa saja yang akan Kita buat, siapkan time table nya, dari situ baru bisa dilihat waktu yang diperlukan berapa lama.
Bila terlalu dipaksakan SOP yang disiapkan terkesan asal jadi dan berikutnya akan terjadi banyak penyesuaian karena dengan waktu yang terbatas belum tentu semua informasi kita dapatkan dan ada bagian yang kita abaikan untuk mencapai target kita tersebut.
Tentu saja yang perlu disiapkan untuk SOP ya semua pendukungnya termasuk dikumen pembantu pelaksanaan SOP tersebut.
salam,
September 16, 2009 at 8:55 am
Pagi mas janto..
Sekali lagi terima kasih atas artikelnya yg sangat bermanfaat hehe
Saya ngerjain SOP itu udah ada beberapa yg jadi, udah di approved dan dijalanin. Ada yg bikin saya bingung, selama ini kebijakan perusahaan itu seringkali berubah2 krn kondisi, misal mengenai sistem pembayaran dari dealer (saya kerja di Tossa Shakti – otomotif), yang mau ga mau berarti ngrubah lagi deh dokumen2 keluarnya. Klo semacam ini, apa perlu SOP juga direvisi?? Sehat ga ya klo bolak balik mengalami revisi untuk 1 kasus SOP?? Ato mungkin bisa dituangkan dlm bentuk dokumen/surat keputusan lain? Cuman klo ga direvisi, berarti apa yg berjalan jadi ga sesuai dong dg SOP.
Saya pernah coba bikin hirarki dokumen seperti : SOP secara umum, trus dibikin work instruction ato manualnya gitu, tp jadinya panjang sekali dan agak kesulitan krn dokumennya jadi terpisah-pisah. Klo mau tau mengenai kebijakan induknya musti nyari lagi di dokumen SOP induk.
Mohon sarannya mas.. trima kasih..
September 16, 2009 at 9:29 am
Pagi juga………..
Wah dah berjalan ya SOP nya…. selamat deh.
Bila SOP sudah disetujui dan berjalan tetapi ditengah perjalanan tersebut terdapat perubahan yang disebabkan kebijakan perusahaan yang selalu berubah-ubah seperti yang disampaikan, maka alangkah baiknya SOP pun harus menyesuaikan dengan kondisi terkini. Tetapi jangan sampai SOP yang baru (terakhir revisi) mau diimplementasikan ………ternyata kebijakan perusahaan akan dirubah lagi.
Perubahan SOP untuk kondisi awal (SOP baru) hal itu wajar, mengingat dalam proses implementasi dalam periode tertentu masih terdapat kelemahan internal control yang ditemukan.
Hal yang perlu dipertanyakan adalah bagaimana bila kebijakan perusahaan anda berubah terlalu cepat dan sangat dinamis sekali….. pasti ada yang perlu dicari tahu. Hal ini akan menurunkan motovasi karyawan dalam menjalankan SOP.
Mengenai hirarki SOP yang disampaikan, mungkin perlu pembenahan dalam pengkodean arsip SOP. Bila hal ini dilakukan dengan baik seharusnya tidak akan mengalami kesulitan dalam menemukan yang diperlukan.
semoga membantu.
salam,
September 16, 2009 at 10:10 am
Terimakasih atas pencerahannya mas hehe
oya, ada satu kasus di tempat saya, kadangkala dalam pembuatan alur/flow nya, kita kan menemukan kondisi positif (YES) dan negatif (NO) (simbol belah ketupat/keputusan) . Dari manajemen pengennya yg dituangkan itu yg kondisi positif aja (YES) karena menurut mereka terlalu banyak alternatif yg harus dituangkan kalo kondisi negatif (NO) ditulis juga dlm alur prosesnya.
Padahal menurut saya, kondisi negatif itu tetep harus ditulis agar jelas mengenai ketentuan yg harus dipenuhi untuk terlaksananya alur proses tersebut. Adapaun banyaknya alternatif tidak perlu ditulis semua, tetapi kasus tersebut dikembalikan kepada bagian di mana proses sebelum pengambilan keputusan terjadi, dengan kata lain kembali untuk diproses sampai dengan ketentuan kondisi menjadi YES itu terpenuhi dan proses tersebut dapat dilanjutkan ke bagian selanjutnya.
Bener ga si mas??
September 16, 2009 at 1:02 pm
Yup….. benar sekali , SOP perlu menggambarkan dengan jelas untuk semua kondisi tersebut. Apalagi bila SOP tersebut ditujukan untuk operasional (pelaksana) yang memungkinkan terjadinya kondisi tersebut.
Penggambaran yang dimaksud oleh Management untuk tidak ditampilkan dalam flow mungkin dapat dituangkan dalam work flow saja yang lebih sederhana dari Flow Chart nya sendiri.
salam,
September 16, 2009 at 4:48 pm
Selamat sore Mas Janto,
Mau tanya lagi boleh ya………..
SOP saat ini saya buat adalah narasi yang nanti akan dibuatkan work flownya setelah SOP narasi disahkan.
Dalam SOP narasi tidak saya jelaskan alur dokumennya, artinya hanya alur kerja dan penggunaan dokumen apa saja dalam setiap kegiatan tsb. tidak apa-apa kan…? soalnya kalau saya jelaskan alur dokumennya, bingung nulisnya (panjang sekali dan berbelit). khawatir saya yang nulis ataupun yang baca SOP bingung semua……hehehe…..
Untuk alur dokumen rencananya akan dibuat setelah SOP narasi dan work flow disahkan. saya nyusun SOP-nya terlalu ribet gak Mas…?
Terima kasih banyak dan mohon tanggapannya karena sangat membantu saya.
Kalau boleh saya kirimkan SOP yang dibuat untuk minta tanggapan Mas Janto kirim kemana ya Mas..? Biar saya tau apa yang masih kurang agar dapat saya perbaiki.
Wassalam,
September 17, 2009 at 11:44 am
Hallo Mas Firdaus …..
Saya coba jawab ya… begini tidak semua SOP dapat dipaksakan untuk memiliki alur dokumen. Ada SOP tertentu yang hanya berupa narasi saja. So jangan dipaksa ada ya….he3x
Mengenai pembuatan work flow dilakukan setelah SOP yang berupa narasi di sah kan. Ada sedikit pertanyaan dari saya , mengapa hal itu tidak dilakukan diawal dan bersamaan dengan work flow. Seolah-olah ada bagian terpisah dari SOP tersebut yang tidak di approve oleh Management. Sebaiknya SOP dalam satu paket lengkap dan di sahkan oleh Management.
Bila ada yang ingin didiskusikan untuk pengiriman data Mas Firdaus dapat mengirimkannya ke : janto_oktavia@yahoo.com.sg
salam,
September 17, 2009 at 7:58 pm
Malam mas janto
Mau ikutan nanya neh, ada ngak contoh2 standart SOP untuk distribusi dan Marketing dalam sebuah perusahaan. kalau ada bisa di kasih contoh mas via japri. ok thanks mas
September 28, 2009 at 8:37 am
Salam kenal bobby……
Jika ingin ikutan bertanya dan berdiskusi silahkan saja, mungkin rekan-rekan yang lain pun akan bersedia berbagi dab berdiskusi juga.
salam,
September 28, 2009 at 8:59 am
Mas Firdaus,
setelah saya membaca tulisan yang anda kirimkan seputar apa yang sudah dilakukan dan hasilnya, berikut beberapa hal yang dapat saya sampaikan:
1.Ada baiknya proses pembuatan SOP dilakukan secara lengkap dahulu (ada kebijakan, narasi, workflow jika diperlukan) baru dimintakan persetujuan kepada yang berwenang. Hal ini merupakan satu kesatuan yang terkait. Coba bayangkan bila ada menyiapan narasi dan kemudian disetujuan, selang beberapa waktu anda membuat lagi work flow untuk prosedur yang sama, tentunya PIC yang berwenang untuk menyetujui SOP tersebut harus membaca ulang sebelum menadatanganinya, me-refresh kembali apa yang sudah pernah ia setujui, bahkan bisa memungkinkan untuk meminta anda melakukan presentasi ulang atas apa yang sudah pernah anda lakukan sebelumnya.
So jangan sekedar ingin ada dahulu SOP, efek kebelakangnya akan banyak masalah yang harus dihadapi selain yang sdh sy sebutkan diatas.
2.Workflow memang penting, mengingat pembaca SOP tersebut ditujukan tidak hanya untuk satu jenjang kepangkatan saja, jadi bila memang diperlukan harus disiapkan juga.
3. Isi Narasi SOP yang sudah anda buat tidak ada yang salah. SOP tidak memiliki standard baku dalam penulisan, hanya isi nya saja yang mungkin dapat kita buat standard.
Point Kebijakan : mungkin dapat diperjelas lebih detail lagi. Misalkan untuk penerimaan bahan baku bagaimana bila bahan baku yang diterima kwalitas dan kwantiti tidak sesuai dengan Order, Bagaimana bila pembuatan FPB salah, siapa yang approve untuk konsisi diatas, dan masih banyak lagi
Point Prosedur : disesuaikan dengan kebutuhan saja apakah diperlukan penjelasan dan penggambaran detail mengenai proses dan distribusi dokumen.
semoga membantu.
salam,
September 28, 2009 at 12:40 pm
Terima kasih banyak Mas Janto atas masukannya yang sangat membantu saya.
Saya akan perbaiki yang ada sebelum disahkan karena bulan Oktober ini masuk dalam pembahasan lintas departemen.
Kedepan saya konsul lagi ya…..
Wassalam,
September 28, 2009 at 2:30 pm
Salam kenal juga Yuliana….. semoga anda tidak keberatan tulisannya saya share ke sesama yang lain, agar semua tulisan ini dapat berguna juga untuk teman yang lain tentunya.
1.Senang sekali bila saya bisa membantu dalam pembuatan SOP yang sedang anda kerjakan, dan mudah2an saya juga dapat menjawab semua kesulitan dan tantangan yang anda hadapi selama proses tersebut.
2.Untuk acuan buku pedoman pembuatan SOP saya tidak dapat menyampaikannya, saya belum menemukan yang sesuai. Mungkin bila anda dahulu kuliah Akuntansi, salah satu pelajaran yang diberikan adalah sistem akuntansi, disana bisa sebagai acuan dasar2x sistem.
Atau mungkin dapat juga mengikuti seminar SOP yang banyak diselengarakan dengan durasi 1-2 hari
3.Tentu saja berbeda , Job analisis merupakan sebuah proses yang untuk menghasilkan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu (sesuai dengan golongannya).
Sedangkan SOP adalah tata cara pelaksanaan dari suatu proses (siklus).
4.Mana yang penting diantara keduanya……… tentunya keduanya penting dan berkaitan. Umumnya dalam proses pembuatan SOP harus didahului dengan adanya struktur organisasi yang lengkap dan jelas dan disertai dengan Job Description juga.
Semoga membantu…
salam,
From:
Yulia Soendari
To: janto_oktavia@yahoo.com.sg
Salam kenal,
Saya baru saja membaca artikel mas janto di internet mengenai SOP. Saya tertarik sekali dan kebetulan saya sedang akan membuat SOP di perusahaan saya. Kiranya ada beberapa pertanyaan yang ingin saya tanyakan:
1. Bolehkah Mas Janto membantu saya dalam pembuatan SOP ini?
2. Kemudian jika mas bersedia membantu saya, maka kira-kira buku apa yang saya baca untuk semakin memahami SOP ini?
3. Apa perbedaan antara job analysis dan SOP?
4. Manakah yang lebih penting, job analysis atau pembuatan SOP? Apa alasannya?
Maaf ya mas.. begitu banyak pertanyaan yang telah saya ajukan karena saya masih pemula dan belum pernah melakukan hal itu.
Pengetahuan mas pasti dapat membantu saya.
Terima kasih sebelumnya.
Best regards,
Yulia Soendari
September 30, 2009 at 9:19 am
Slamat pagi mas janto.. jangan bosan sama pertanyaan2 saya ya hehe, newbie yang masih perlu banyak bimbingan nih..
saya mo tanya :
1. Perusahaan kan terdiri atas beberapa bagian/departemen, nah saya coba bikin kerangka (pokok2 judul proses bisnis) untuk masing2 bagian/departemen. Jadi kegiatan2 utama dari tiap bagian saya ambil jadi 1 judul SOP. Hanya saja dari pihak manajemen ada yang meminta kalau tidak usah dibagi per bagian/departemen, tapi langsung saja jadi satu kelompok, karena dari satu proses SOP itu sudah akan kelihatan dari bagian2 yang dicakupnya.
Saya jadi agak bingung mas, kan tidak semua orang tau proses A itu terjadi di bagian apa, proses B di mana, meskipun pada flowchartnya itu tercantum semua bagian terkait.
Dan bukannya setiap SOP itu harus jelas “SIAPA YANG MEMILIKINYA?” maksudnya bagian apa yang menjadi host dari proses tersebut.
Mohon pencerahannya mas..
2. Untuk document flow dan workflow apakah tidak apa2 bila saya gabung dalam satu flowchart saja?? jadi di belakang proses kerjanya saya cantumkan juga dokumen yang digunakan. Soalnya kadangkala untuk membaca document flow saja kurang menggambarkan mengenai proses kerjanya, orang jadi kadang kurang mengerti, maklum, ga semua kan memahami proses di lapangan.
3. Berkaitan dengan struktur organisasi, job description dan SOP yang ditanyakan mbak Yulia itu, saya juga kadang bingung, apakah job description yang baik itu mencakup seluruh judul sub proses yang ada di SOP ya? Maklum, di tempat saya job description juga seringkali tidak mengikuti work flow yang ada.
Terima kasih ya mas..
wassalam
September 30, 2009 at 11:03 am
Untuk sdr.emi.widyastuti,
gak bosan kok, kan Kita sama-sama bisa saling belajar…… belum tentu juga sy bisa menjawab semua pertanyan dari kalian. He3x jadi harus ikut belajar juga kalo ada yang baru.
1.Alangkah baiknya memang kalo SOP disusun per Departemen. Jadi akan terlihat lebih rapi dan mudah untuk men-filter bila kita mau melihat SOP apa saja yang sudah ada untuk Departemen tertentu.
2.Penggabungan document flow dengan work flow itu sah-sah saja…. seperti yang saya utarakan dalam tulisan saya kalau SOP itu tidak ada format standard-nya. So jangan takut salah ya.
Kembali kepada user SOP tersebut, ditujukan untuk siapakah SOP tersebut, apakah untuk bagian lapangan…… tentunya untuk bagian lapangan harus lebih detail lagi dan mudah juga untuk dimengerti.
3.Job Descriptian yang baik harus memuat seluruh judul SOP…? Sepengetahuan saya yang ada dalam job description tersebut adalah descripsi pekerjaan secara umum jadi tidak detail seperti yang ada di SOP. Misalkan untuk SOP penerimaan pembayaran seorang kasir dalam SOP harus dijabarkan langka-langkahnya setelah ia menerima pembayaran tersebut baik tunai maupun non tunai.
Sedangkan dalam job descrition mungkin hanya dicantumkan menerima dan memastikan uang yang diterima benar sesuai dengan Invoice.
salam,
October 8, 2009 at 3:51 pm
Selamat sore saudara jantooktavia.
Saya adalah mahasiswa dan sedang magang. Atasan saya memberikan tugas untuk membuat SOP untuk departemen marketing.
Di departemen ini ada 3 orang staff dan 1 orang marketing manager beserta 1 orang GM yang berada di atas marketing manager.
Saya tidak dibekali pengetahuan untuk membuat SOP.
Mohon diberikan petunjuk.
Terima kasih.
October 8, 2009 at 3:57 pm
Apa yang harus saya lakukan pertama kali untuk membuat SOP di departemen marketing?
October 9, 2009 at 8:14 am
Sdr.William,
Sebagai langkah awal anda harus menentukan dahulu proses apa saja yang ada di Marketing dan dari situ silahkan tentukan prioritas mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu.
Misalkan proses penerimaan pesanan, proses delivery, proses collection, proses pengelolaan stock, proses promosi dan masih banyak lainnya.
Maaf bila contoh tersebut tidak sesuai dengan yang ada di tempat anda mengingat dalam tulisan anda tidak menyebutkan bisnis usaha yang ada di tempat anda.
Sebagai tahap selanjutnya silahkan anda membaca beberapa artikel yang sudah saya tulis. Mungkin dari artikel tersebut anda akan mendapat gambaran lebih banyak lagi mengenai apa SOP dan juga proses pembuatannya.
Silahkan untuk mencoba !
salam,
October 9, 2009 at 8:19 am
Oh ia. Saya bekerja di bisnis travel.
Terima kasih atas bantuannya.
October 9, 2009 at 8:34 am
Untuk Travel,
beberapa proses yang mungkin ada di Marketing diantaranya:
1.Proses penerimaan order (semua macam produk yang dijual), mungkin bisa Tiket atau jasa penyewaan kendaraan, jasa Tour dsb. Tentunya setiap produk yang anda jual disini belum tentu perlakukan proses penerimaan ordernya sama.
2.Proses Pembayaran/ Collecting. Proses ini ada yang berada di bawah Dept.Marketing tetapi ada juga yang bibawah Dept.Finance, hal ini tergantung dari kebijakan management.
Dalam proses ini juga bisa terjadi berbagai macam variasi pembayaran, misalkan pembayaran tunai, transfer, cek, BG, Credit Card.
3.Proses Promosi. Bagaimana kebijakan yang diambil dalam mempromosikan produk yang anda jual. Bagaimana dengan iklan brosur, reklame, surat kabar, pameran apakah perlakuannya akan sama?
Masih banyak lagi yang dapat digali di Marketing , so itu hanya sekedar contoh dan ilustrasi saja. Anda lebih tau dan harus menentukannya terlebih dahulu.
salam,
October 9, 2009 at 2:18 pm
Terima kasih. Artikel dan jawaban anda sangat membantu.
October 9, 2009 at 3:09 pm
Siang Mas Janto,
Saya sudah usulkan work flow ke management tetapi menurut mereka narasi saja dulu, nanti akan dilihat kembali apakah work flow diperlukan atau tidak. Jadinya saya berjalan seperti biasa lagi dengan membuat SOP secara narasi.
Bukankah saya hanya menyarankan saja dan yang menentukan adalah management?
Oh ya minggu depan SOP dibahas lintas departemen. Saya masih bingung..selanjutnya peran saya dalam pembahasan tersebut bagaimana ya?
Saya berusaha pelajari draf SOP untuk saya masukkan beberapa hal dalam pembahasan yang nantinya saya butuhkan atau agar jelas sehingga saat pemeriksaan (audit) tidak kehilangan jejak, betul begitu gak ya Mas?
Yang saya takutkan adalah saat SOP sudah disahkan, ada hal terlewat yang seharusnya dimasukkan dalam SOP (dalam hal ini kepentingan saya sebagai auditor). Kalau hal tersebut terjadi bagaimana Mas?
October 9, 2009 at 3:11 pm
Terima kasih.
Salam,
October 9, 2009 at 3:25 pm
Selamat Siang juga Mas Firdaus,
Senang sekali mendengar semua progress yang sudah berjalan.
Untuk usulan work flow tidak diperlukan hal itu dapat dikembalikan kepada User….. apakah memang diperlukan workflow dalam SOP tersebut atau tidak. Bila Management berpendapat hal tersebut tidak perlu ya tidak usah dipaksakan, yang penting anda sudah berusaha untuk menyampaikan pentingnya Workflow kepada Management dan itu juga adalah bagian dari tugas anda.
Tahap selanjutnya anda akan membahas draft SOP yang berupa narasi tersebut antar departemen yang terkait. Nah kalo disini anda sudah memiliki flow dokumen atau berupa workflow yang saya sarankan sebelumnya, mungkin dalam pembahasan ini akan mempermudah pekerjaan anda. Pembahasan lintas Departemen tentunya diperlukan presentasi dan juga diperlukan alat bagi peserta rapat untuk mempermudah mereka memahami apa yang anda buat. Biasanya orang akan lebih tertarik dengan adanya gambar daripada semua artikel tersebut dibuat dalam narasi.
So tidak ada salahnya anda siapkan workflow-nya meskipun keputusan management nantinya tidak diperlukan, anggap saja itu adalah bagian dari bahan presentasi yang perlu anda siapkan. Siapa tau setelah Management melihat hasil presentasi anda, mereka akan berubah pikiran.
Jangan takut bila ada sesuatu hal yang kurang anda masukan dalam SOP, Anda beserta team penyusun dapat melakukan revisi atas SOP tersebut dikemudian hari dan hal itu wajar untuk semua penerapan system. Tidak ada system yang sempurna dan selalu ada penyempurnaan2x dikemudian hari.
salam,
October 14, 2009 at 2:17 am
Mas…. bisa bantu SOP diperusahaan property gak?
October 14, 2009 at 7:16 am
Silahkan…… apa yang dapat saya bantu.???????
Bila Saya bisa pasti akan Saya bantu.
October 21, 2009 at 2:03 pm
Selamat siang Mas Janto,
Maaf ya saya tanya terus nih…..
Saya baru saja selesai meeting SOP lintas departemen dan hasilnya stag karena di meeting ada yg mengusulkan untuk dibuatkan satu SOP saja sehingga SOP tersebut mencakup semua proses yang terjadi dari awal sampai akhir (seperti yg dialami Mil-Mil pada pertanyaannya tgl 30 September 2009 point.1), misalkan SOP Pembelian dijabarkan dari awal Purchase Request s/d diterima oleh Accounting Departemen sebagai biaya pembelian.
Saya sudah jelaskan bahwa SOP itu per departemen sehingga ada penanggungjawabnya dan penjelasan lainnya. Dan yang membuat saya heran adalah peserta meeting setuju untuk hal tersebut (SOP yang simple) karena lebih simple.
Dalam hal ini saya tetap pada pendirian saya bahwa SOP per departemen namun saya bisa melihat mereka kelihatan malas untuk membahas lanjut SOP.
Bagaimana ya Mas mengatasi hal tersebut karena kalau saya ikuti mereka berarti SOP itu tidak sesuai standar (SOP tidak dibuat per departemen)???
terima kasih,
Salam
October 21, 2009 at 4:42 pm
Mas Firdaus……
Mungkin Kita samakan persepsi dahulu ya…….. yang dimaksud dengan SOP dibuat per Departemen adalah seluruh aktivitas utama yang ada di Depertemen tersebut. Tentunya SOP dalam suatu Departemen yang tidak dapat terlepas dari Departemen dan hal inilah yang Anda sebut dengan prosedur lintas Depertemen.
Sebagai contoh untuk SOP lintas Departemen secara umum aktivitasnya akan bermuara ke Finance Accounting.
Jadi dalam pembuatan SOP suatu departemen tetap harus memasukan penggambaran Departemen lain yang berhubungan.
Bagaiman dengan SOP Finance Accounting sendiri yang secara umum sudah ada dalam operation dan dimuat hampir disetiap Departemen.
Sebenarnya SOP Finance Accounting itu sendiri hanya berisikan SOP Penerimaan dan SOP Pengeluaran. Sedangkan aktivitas sebelum Penerimaan dan Pengeluaran ada di SOP per Departemen yang akan me- Ref ke SOP Finance Accounting.
mungkin itu yang dapat saya uraikan….. semoga membantu.
salam,
October 22, 2009 at 7:42 am
Salam kenal juga Veli….
Saya coba jawab email anda disini.
Pertama saya ucapkan Selamat ya atas posisi anda yang baru. Jangan terlalu khawatir dengan posisi anda dan tugas anda untuk merapikan system perusahaan. Itu adalah sebuah tantangan besar dan anda harus berfikir positif kedepan bila anda dapat merealisalikan apa yang diharapkan oleh CEO, saya yakin karir anda akan bertambah sukses. Dari perusahaan yang system-nya berantakan menjadi perusahaan dengan system yang tertata dengan baik dan rapi.
Perusahaan manufaktur menurut Saya cukup menarik sekali bila dibandingkan dengan perusahaan jasa, karena variasi system yang akan terjadi lebih variatif.
Kalau anda sama sekali belum pernah mengetaui APA itu SOP dan bagaimana cara membuatnya, ada baiknya anda membaca terlebih dahulu beberapa artikel yang sudah saya posting atau bisa juga mencari ref lain.
Dalam artikel yang saya buat ini telah diuraikan tahapan umum dalam persiapan untuk membuat sebuat SOP. Mungkin anda dapat beranjak dari sana. Tentunya yang terpenting adalah menentukan prioritas dahulu SOP mana yang akan anda siapkan, lihat lingkungan sekeliling apa yang paling urgent dipersiapkan karena internal control yang lemah dan bisa juga diskusikan dengan CEO anda.
Kalau boleh saya uraikan kembali kurang lebih isinya sbb
Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :
1. Bisnis Usaha, tentunya anda sudah mengetahuinya Manufaktur
2. Survei, Lakukan survei lokasi dan interview bila diperlukan.
3. Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan
5. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan.
6. Draft SOP, siapakan dan susun draft SOP,
7. Persetujuan, Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
Semoga membantu dan dapat menjawab keraguan anda.
salam,
Please help me…
…
From:
novelia konilasari
…
Add to Contacts
To: janto_oktavia@yahoo.com.sg
Dear Mas Janto,
ehm, salam kenal ya mas…nama ku veli..aku butuh pertolongan nie..
aku baru aja masuk ke perush manufaktur di mas (tgl 1 okt 2009)..belum genap satu bulan sebelum nya aku slalu di jasa dan di dept yg sama sekali beda dengan dept yg skrg..
posisi aku skrg adalah personal assistant untuk nasional sales manager..tp bbrp waktu berjalan ini aku di tugaskan jg oleh CEO langsung untuk merapikan system yg ada disini..
jujur aja mas, perush ini cukup besar namun belum ada SOP nya..management nya aja msh acak2 an..so far saya baru mengumpulkan data dan mencoba membuat work flow di dept yg terkait dengan sales langsung yaitu produksi dan gudang..
saya berpikir, supaya smua rapi dan jelas sepertinya perlu ada nya SOP sehingga tiap dept tdk akan lagi main salah2 an satu sama lain..
kita tidak mungkin menyenangkan smua pihak tp paling tidak ada jalan tengah nya..ya nga mas?
nah, secara saya buta sama sekali dalam soal ini…kira nya mas dapat membantu saya untuk memulai dari mana dalam pembuatan SOP ini…dalam artian tahapan2 nya..
Untuk data singkat, perusahaan saya terdiri dari dept HRD, administrasi,acc/fin,purchasing, export/import,marcom,sales,produksi dan gudang…
trima kasih atas bantuan nya ya mas
November 11, 2009 at 4:46 pm
SOP yang ideal u/pabrik mebel
…
Wednesday, 11 November 2009 10:25:25
From:
“xxxx>
…
Add to Contacts
To: janto_oktavia@yahoo.com.sg
Dear Pak Janto,
Kenalkan nama saya Lina, saya sekarang lagi buat SOP di tempat saya
bekerja yaitu pabrik mebel, ada beberapa pertanyaan yang ingin saya
tanyakan :1. acting apa yang harus pertama sekali saya buat?
2. Piranti apa saja yang harus saya siapkan?
3. MOhon dibantu untuk folwchart setiap bagian dimana
devisi ditempat saya terdiri : devisi Raw Material,Devisi
Milling, Devisi Sanding & Finishing, Devisi Maintenance dev
QC, Div Marketing dan Finance & ADM
4. Dan untuk penilaian apakah SOP itu berjalan atau tidak saya
menggunakan tolak ukur apa.
Terima kasih atas masukkannya.
Thank’s
Lina
Saudara Lina….saya coba jawab ya :
Bila dalam pabrik anda sama sekali belum meliliki SOP, maka ini adalah kesempatan yang baik untuk mulai menyiapkannya. Anda memerlukan Struktur Organisasi yang terakhir, didalamnya anda dapat melihat pembagian setiap departemen beserta penanggungjawabnya.
Karena anda sudah bekerja disana, tentunya sudah sangat memahami bisnis proses yang ada dan tentu tidak akan menemui kesulitan lagi untuk memulai dari awal seperti survei lapangan dsb, maka untuk selanjutnya anda tinggal menentukan prioritas pembuatan SOP yang terpenting menurut anda atau PIC penanggungjawab. Usahakan SOP dibuat per Divisi sesuai dengan bagian yang telah anda ceritakan diatas.
Untuk flow chart setiap divisi tentunya saya harus memperoleh informasi yang lebih banyak lagi untuk dapat menentukan SOP yang ada dalam divisi tersebut. (Divisi Raw Material, Divisi Milling, Divisi Sanding & Finishing, Divisi Maintenance dev QC, Divisi Marketing dan Divisi Finance & ADM)
Tolak ukur keberhasilan pelaksanaan SOP dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya untuk kasus anda bisa juga sebagai tahap awal dengan persentase penggunaan dokumen standard SOP.
Semoga jawaban tersebut dapat membantu….
salam,
November 17, 2009 at 10:17 am
salam …trimakasih pak ..ini artikel yang saya cari.
November 17, 2009 at 5:12 pm
salam kenal juga Pak Alamsyah…….. senang sekali bisa saling berbagi.
salam,
November 18, 2009 at 8:44 pm
Terimakasih atas artikelnya, kebetulan sy lagi nyusun SOP nih.
November 19, 2009 at 7:57 am
Selamat menyusun….semoga semua berjalan lancar ya !
salam,
December 8, 2009 at 7:26 am
From: Melissa xxxx
To: janto_oktavia@yahoo.com.sg
Sent: Monday, 7 December 2009 4:24:58
Subject: Salam Kenal
Dear Mas Janto,
Salam kenal,
Saya sangat senang dan berterima kasih dengan adanya artikel – artikel mengenai SOP yang mana informasi ini saya yakin akan sangat membantu saya. Namun demikian, saya berharap kiranya Mas Janto berkenan mambentu saya dalam hal penyusunan dan pembuatan SOP dari awal sampai terakhir. Mohon bantuannya ya Mas Janto.
Tadinya memang saya sangat awam sekali mengenai SOP, namun karena saya dapet tugas untuk dikantor baru yang mana saya baru akan joint sekitar awal bulan Januari 2010, walaupun demikian saya telah diberikan tugas oleh Boss saya untuk membuat system, yakni SOP untuk perusahaan Arsitek berupa jasa design perumahan, interior ataupun exterior. Divisi yang ada dikantor tersebut, antara lain : Admin Keungan Department, Marketing Department, Studio Department dan GA Department yang baru akan diadakan. Diperusahaan ini nantinya saya akan menghandle, pembuatan dan bertanggung jawab full untuk SOP.
Mohon bantuan Mas Janto, untuk pembuatan SOP yang tepat untuk perusahaan ini dan mohon bantuannya untuk diberikan contoh SOP untuk perusahaan jasa sejenis ini.
Maaf, apa boleh saya tau nomor yang bisa saya hubungi ?
Atas perhatian dan kebaikannya, sebelumnya saya mengucapkan banyak terima kasih.
Sukses selalu untuk Mas Janto.
Cheers,
Melisa
December 8, 2009 at 7:36 am
Dear Mellisa,
Senang sekali tulisan saya bisa berguna dan membantu sesama….. dan juga selamat buat kamu yang akan memulai karir baru di dunia SOP. Mengingat perusahaan kamu belum memiliki SOP, ini adalah kesempatan besar untuk menunjukan perbaikan pada perusahaan.
Pembuatan SOP tentunya tidak dapat dilakukan serentak untuk semua departemen apalagi dengan keterbatasan SDM, so kamu tentukan dahulu prioritas nya.
Kalo sayamenganjurkan mulailah dari Departemen Marketing, Studio, GA, Keuangan.
Sebagai tahap awal kumpulkan semua informasi yang ada baik policy, proses aktivitas, dokumen yang digunakan.
Menurut pandangan saya, sementara hal ini dahulu yang harus kamu lakukan………
salam,
janto
December 17, 2009 at 10:50 am
SOP
…
From:
farida xxx
Siang Pak,
Nama saya ida, saat ini saya ditugaskan untuk membuat SOP di Koperasi Peternak Bandung Selatan (Susu KPBS), sy masih bingung dan masih awam. Apa langkah2 yang harus sy ambil dalam membuat SOP ini, apa mulai dari struktur organisasi dll. Kemudian apakah ada penulisan/format standar dalam menyusun sebuah SOP. Terima kasih.
December 17, 2009 at 11:16 am
Dear Ida,
Bilamana memang sudah terdapat struktur organisasi akan lebih baik lagi dan dapat membantu dalam proses penyusunan terutama yang menyangkut otorisasi.
Sebaiknya pahami dahulu bisnis proses yang ada di Koperasi tersebut, baru selanjutnya tentukan prosedur yang diperlukan di setiap bagiannya. Tentunya akan ada proses IN yaitu berupa penerimaan susu dari peternak kemudian bisa juga dilakukan proses olahan atau bisa kita sebut produksi dan proses OUT yaitu distribusi penyaluran susu tersebut sebagai Finish good.
Selain itu juga diperlukan SOP untuk HRD, GA, Pembelian, dan Finance Accounting sebagai pelengkap.
Mengenai format, tidak ada standard yang mengatur mengenai itu, jadi anda bisa menyiapkan sesuai gaya anda sendiri. Yang terpenting anggaplah anda sebagai pembaca atau karyawan yang akan menggunakan SOP tersebut, so harus sederhana dan mudah dipahami tentunya.
selamat mencoba….
salam,