Building Management dan SOP

Gedung dapat kita ibaratkan sebuah rumah dalam bentuk dan ukuran yang jauh lebih luas juga besar baik dari sisi ukuran ruangannya, jumlah anggota keluarga yang ada didalamnya, juga biaya perawatannya, dan lain sebagainya.

Bila di dalam rumah kita mengenal istilah kepala keluarga, maka dalam Gedung pun hal yang sama berlaku. Kepala Rumah Tangga pada Gedung bisa dikenal dengan sebutan Building Management, yang bertanggungjawab atas pemeliharaan Gedung.

Tentu saja untuk sebuah Gedung diperlukan juga aturan baku (SOP) agar semua anggota yang ada didalamnya dapat merasa nyaman dan juga lebih mudah bagi Pengelola dalam memfasilitasi semua hal yang berhubungan dengan gedung dan Penghuninya.

Umumnya untuk sebuah Gedung yang diperuntukan bagi komersial (seperti pusat perbelanjaan, perkantoran, tempat hiburan) akan ada pengelola yang biasa kita sebut Building Management. Biasanya Building Management ini ditunjuk  oleh Pemilik Gedung langsung.

Sedangkan untuk Gedung yang berfungsi untuk hunian memiliki pengelola juga yang penunjukannya diputuskan oleh Perhimpunan Penghuni.

Nah apa saja kah SOP yang harus dimiliki oleh sebuah Gedung tersebut agar semua kepentingan baik Pengelola dan Penghuni dapat terakomodasi sehingga semua pihak merasa nyaman…?  SOP yang diperlukan diantaranya:

1.HOUSEKEEPING

SOP yang didalamnya berisikan prosedur yang berhubungan dengan kebersihan dan keindahan area Gedung, meliputi kebersihan secara umum, perawatan tanaman, kolam, antisipasi hama.

2.EMERGENCY

SOP yang berhubungan dengan penanganan Gedung dalam menghadapi kondisi darurat.

3.SECURITY

SOP yang mengatur mengenai standarisasi pelaksanaan keamanan Gedung baik dari sisi penghuni juga pengunjung atau ganguan dari luar.

4.PARKING

SOP yang berhubungan dengan tata cara pengaturan parkir kendaraan di dalam gedung.

5.ENGINEERING

SOP ini memuat prosedur yang berhubungan dengan penaganan dan perawatan Gedung pada umumnya yang berhubungan dengan electrical, plumbing, tata udara, dsb.

Disamping SOP yang sudah disebutkan diatas, masih terdapat beberapa topik SOP yang harus ada sehubungan dengan support dari SOP Pengelola Gedung tersebut. SOP tersebut diantaranya:

6.PURCHASING

SOP ini memuat prosedur pengadaan barang/ jasa sehubungan dengan pengelolaan gedung.

7.TENANCY(untuk gedung Komersial) / CUSTOMER SERVICE (untuk Residential)

Didalamnya akan memuat prosedur yang berhubungan dengan penaganan permintaan dan  keluhan dari penghuni Gedung.

8.FINANCE ACCOUNTING

SOP yang memuat dan mengatur prosedur yang berhubungan dengan pengeluaran dan penerimaan uang. Disamping itu ada pencatatan dan juga pelaporan yang harus dapat dipertanggungjawabkan.

Secara kelompok besar SOP yang terdapat pada setiap Gedung memiliki kesamaan, sedangkan prosedur yang ada dalam setiap kelompok besar akan disesuaikan dengan kondisi Gedung tersebut masing-masing.

Related Topic Link:

Apa dan Apa Standard Operating Procedure

Mengenal SOP dalam Perusahaan

Review SOP

SOP ditujukan untuk siapa …???

Pengelolaan Dokumen SOP

Sebuah System yang baik

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

Kepemimpinan dalam penerapan SOP

Tahapan Proses Jual Beli Rumah/ Kavling

Bila anda sudah memutuskan untuk melakukan pembelian rumah atau sebidang tanah/ kavling di suatu tempat yang menurut anda baik, maka perlu juga diperhatikan beberapa proses yang cukup penting yang harus anda lalui, diantaranya:

1. PROSES PPJB (PERJANJIAN PENGIKATAN JUAL BELI)

Perjanjian yang ditanda tangani oleh Pengembang dan Konsumen/ Pembeli, sebelum dilaksanakan penandatangan Akta Jual Beli (AJB), yang terdiri dari pasal-pasal yang mengatur hak dan kewajiban masing masing pihak yang mengikat kedua belah pihak sebagai persetujuan terjadinya sebuah transaksi, termasuk didalamnya semua lampiran-lampiran yang dilekatkan, diparaf atau ditandatangani oleh Pengembang dan Konsumen/ Pembeli, yang merupakan acuan bila terjadi perselisihan. Pihak-pihak yang menandatangani dianggap telah berkemampuan membaca, mengerti dan menerima tanpa paksaan dan tekanan. PPJB dapat dilakukan di bawah tangan atau di hadapan Notaris.

2.PROSES PELUNASAN

Lakukan proses pembayaran sesuai dengan skema yang terdapat pada PPJB. Hati-hati dengan sangsi yang akan timbul bilamana salah satu pihat melanggar PPJB khususnya mengenai bagian Pembayaran.

3.PROSES PEMBAYARAN PAJAK

Penjual maupun pembeli memiliki kewajiban membayar pajak atas pemindahtanganan objek pajak.

Pembeli akan dikenakan BPHTP (Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan),  sedangkan Penjual akan dikenakan PPh

4.PROSES AJB (AKTA JUAL BELI)

Penjual dan Pembeli harus datang ke Kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) untuk membuat akta jual beli.

Persyaratan yang diperlukan :

Penjual membawa :

• Sertifikat
• Kartu Tanda Penduduk.
• Bukti pembayaran Pajak Bumi dan Bangunan.
• Surat Persetujuan Suami/Isteri bagi yang sudah berkeluarga.
• Kartu Keluarga.
• membayar pajak penjual (PPh)

Pembeli membawa :

• Kartu Tanda Penduduk.
• Skema pembayaran yang ada dalam PPJB sudah dipenuhi
• membayar pajak pembeli (BPHTB)

5.PROSES PENERBITAN SERTIFIKAT

PPAT akan melakukan pengurusan pemindahtanganan objek pajak ke lembaga pertanahan setempat. Selanjutnya Sertifikat atas nama pemilik baru akan diterbitkan, ambil dan bawa pulang deh.

Kepemimpinan dalam Penerapan SOP

Banyak orang dalam kepemimpinan di suatu perusahaan menyepelekan penerapan system standarad (baku)  dalam aktivitas kerjanya. Tetapi tanpa disadari hal tersebut justru merugikan perusahaan.

Gaya kepemimpinan ada beberapa macam dan yang kita kenal diantaranya Kepemimpinan Otoriter, Kepemimpinan Demokratis dan Kepemimpinan Bebas.

Tentu saja Kita sudah mengetahuinya bahwa Kepemimpinan yang terbaik adalah Gaya Kepemimpinan yang Demokratis dimana gaya kepemimpinan ini terjadi komunikasi 2 arah baik dari atasan maupun bawahan. Keputusan yang diambil juga melibatkan semua pihak tidak one man show.

Pada kesempatan ini Saya tidak akan membahas tipe Kepemimpinan yang seperti ini, tetapi Saya ingin memberikan gambaran untuk gaya kepemimpinan yang lainnya.

Seorang pemimpin dengan gaya kepemimpinan yang otoriter terhadap bawahan dan juga selalu membuat keputusan yang berubah-ubah setiap saat membuat bawahan tidak dapat menentukan langkah mana yang harus mereka ambil. Gaya kepemimpinan seperti ini masih banyak terjadi dan dapat dilihat dalam peraturan perusahaannya yang mengatakan bahwa aturan pertama adalah Pimpinan selalu benar. Peraturan kedua adalah bila Pimpinan salah maka lihatlah kembali aturan pertama.

Kekhawatiran para bawahan akan tampak sekali bila ada kasus atau pertanyaan dari Supplier atau Buyer Perusahaan. Mereka tidak dengan sigap membantu untuk memberikan respon dan juga solusi, melainkan hanya diam dan menunggu intruksi atasan.

Mereka semua ragu untuk bertindak dengan alasan yang utama adalah takut salah memberi jawaban dan akan kena teguran atasan, padahal untuk kasus yang sama tersebut sebelumnya bisa saja Atasan telah menentukan suatu keputusan tertentu hanya karena tidak distandarisasi maka bawahan tidak dapat mengambil kesimpulan bahwa hal tersebut yang harus ia lakukan selanjutnya.

Saya menemukan sebuah kasus dam perusahaan yang disebabkan tidak adanya System dan gaya kepemimpinan yang otoriter, seperti hal diatas.

Sebuah Perusahaan Manufacture, sebut saja PT.ABC . Perusahaan ini sudah cukup lama berdiri lebih dari 20Tahun. Perusahaan memiliki Head Office dan beberapa anak perusahaan. Saat ini Perusahaan tersebut berjalan dan tidak memiliki system yang baku untuk operasional perusahaannya.

Hal yang dapat tercermin dari didalam Perusahaan tersebut saat saya melakukan kunjungan :

1.MARKETING – Proses penerimaan order untuk sample.

Order diterima berdasarkan keputusan Pimpinan Perusahaan(PP) karena beliau merangkap juga menjadi Tenaga Marketing.

PP dapat dengan sepihak menghentikan proses produksi yang sedang berjalan dan meminta mengganti produksi dengan pembuatan order sample yang belum pasti order tersebut akan mereka dapatkan.

Dalam hal ini dapat kita lihat bahwa gaya kepemimpinan yang otoriter ada disini. Entah PP sadari atau tidak, jadwal proses produksi untuk item tertentu akan terganggu dengan adanya permintaan khusus tersebut. Efek yang ditimbulkan:

a.Schedule produksi akan terganggu

b.Schedule pengiriman tidak tepat waktu

c.Bisa saja Perusahaan bisa saja harus membayar penalty akibat keterlambatan pengiriman barang.

d.Bila hal ini berlangsung terus kepercayaan Buyer akan image dari perusahaan akan hilang.

2. PURCHASING – Proses Pengadaan barang dan jasa.

Pembelian material baik untuk kwalitas, kwantitas dan juga harga dilakukan oleh seorang Purchasing tanpa melibatkan pihak lain yang berkepentingan.

Disatu sisi PP berhak untuk menentukan pembelian material tertentu kepada Supplier yang bisa saja memiliki hubungan khusus dengan PP.

Disini terlihat kembali gaya kepemimpinan yang otoriter tanpa  adanya  penerapan internal control yang baik  dan rawan terjadi kecurangan.

3.PRODUKSI – Proses Pengolahan

Penggunaan Raw Material yang tidak terkontrol dengan baik, demikian juga dengan material sisa produksi yang masih memiliki nilai jual.

Kurangnya koordinasi dengan bagian lain seperti Marketing, Merchandiser, Riset Development dalam penerimaan order sehingga sering terjadi Delay Delivery, Kesalahan Produksi, barang cacat karena kerja QC yang tidak maksimal.

Kepemimpinan yang terjadi disini adalah kepemimpinan bebas, dimana Head Produksi menentukan sendiri cara proses produksi untuk menghasilkan Finish Good yang diminta.

4.FINANCE – Proses Pengeluaran Uang

Finance dengan leluasanya meminta  dan mengeluarkan sejumlah dana untuk pembayaran kepada semua Supplier atau untuk kepentingan dari operasional perusahaan.

Disini terlihat kembali Gaya kepemimpinan yang bebas, Internal Kontrol yang lemah, dan penggunaan dana yang kurang terkontrol

Undang-Undang Ketenagakerjaan

Bagi semua pekerja di Indonesia diharapkan memahami dan mengetahui isi dari Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia yaitu UU No.13 Tahun 2003.  Sehingga diharapkan para pekerja mengerti semua hak dan kewajibannya sebagai pekerja.

UU13-2003

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

Saat ini dalam mengembangkan sebuah System, Kita tidak akan dapat terlepas  dari yang namanya  Program System komputerisasi. Pengembangan System disini adalah baik System SOP yang baru maupun sudah ada tetapi perlu disesuaikan dengan kondisi terakhir.

Kalau Kita melihat kedepan, kehidupan Kita tidak tidak akan terlepas yang namanya System Komputerisasi. Coba saja perlahikan saat ini disekeliling kehidupan kita, berbagai usaha sudah mulai meninggalkan system manual dan beralih ke komputerisasi, meskipun belum seluruhnya berubah tetapi ada sebagian dari proses kerja mereka yang sudah mulai dibantu dengan system komputeruisasi.

Contoh penggunan ini dapat dilihat dalam kehidupan sehari-hari diantaranya penggunaan Cash Register untuk Kasir, penggunaan BarCode untuk identifikasi barang.

System Komputerisi memiliki keunggulan dibanding pekerjaan manual, diantaranya:

1.Proses lebih cepat

Proses yang dihasilkan tentunya dapat lebih cepat dan rapi bila dibandingkan dengan manual proses, baik proses penyiapan maupun perbaikan/ revisi data.

2.Tenaga kerja minimal

Tentunya dengan banyaknya pekerjaan dan proses dapat dikerjakan dengan cepat dalam proses komputerisasi sehingga tenaga kerja yang diperlukan dapat dikurangi.

3.Keakuratan data lebih baik.

Penggunaan program dalam komputerisasi  akan jauh lebih baik dan akurat dengan catatan semua rumus yang digunakan dalam proses tersebut harus dipastikan kebenarannya (mengurangi faktor human error).

4.Pelaporan dapat disesuaikan dengan kebutuhan user

Bila semua data sudah dilakukan penginputan dalam program tersebut maka segala pelaporan yang diinginkan dapat dihasilkan.

5.Internal Control lebih maksimal

Ini adalah yang terpenting dari proses komputerisasi, mengingat dalam pembuatan program system komputerisasi tersebut Kita dapat mengatur security setiap user. Kita dapat menentukan user mana yang dapat akses dan apa yang dapat dilakukan oleh setiap user tersebut dapat diatur disini.

Tidak semua user dapat membuka, merubah, membaca file tertentu, sehubungan dengan tingkat kerahasiaan file tersebut.

Sedangkan kekurangan System Komputerisi  diantaranyanya:

1.Investasi mahal

Dana yang diperlukan untuk menyiapkan suatu program tertentu tentunya cukup mahal dila dibandingkan dengan proses manual biasa. Program  komputerisasi saat ini dapat diperoleh dengan mudah sesuai dengan kebutuhan dari vendor software yang sudah menyiapkan program jadi.  Program Komputerisasi inipun bisa dibuat sendiri bila ada tenaga kerja yang memadai dibidangnya.

2.Maintenance

Tentunya program yang dipakai perlu Kita lakukan perawatan, hal ini untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, misalkan terjadi kesalahan hasil pelaporan, data hasil input hilang, dsb. Perawatan dapat dilakukan oleh pihak vendor dengan cara service contract ataupun secara internal  bila ada tenaga kerja yang memadai dibidangnya.

Dalam pembuatan atau pengembangan SOP kita juga harus memperhatikan masalah komputerisasi ini. Perlu ditentukan sejak awal apakah SOP yang dibuat akan dibantu dengan program komputerisasi atau tetap secara manual.

Related topic link:

1.Apa dan Apa System Operating Procedure

2.Mengenal SOP dalam Perusahaan

3.Pengelolaan Dokumen SOP

4.Review SOP

5.Sebuah System yang baik

6.SOP ditujukan untuk siapa

7.Kepemimpinan dalam penerapan SOP

8.Building Management dan SOP

Taman Safari Indonesia

Berlibur sambil belajar mungkin itulah kalimat yang pas bila anda mengunjungi Taman Safari Indonesia (TSI). Terutama bagi Anda keluarga yang memiliki anak balita tempat yang satu ini sangatlah cocok untuk dikunjung. Dengan lokasi yang sekitar 100 – 150 km dari kota Jakarta atau lebih kurang 1.5 – 2 jam perjalanan. Lokasi persinya berada di dekat Cisarua-Puncak , Bogor.

Aneka macam satwa dari berbagai jenis terdapat disini, seperti berbagai jenis burung, hewan menyusui seperti Kuda Zebra, Kudanil, Jerapah, Macan, ada juga beberapa aneka satwa yang didatangkan dari luar negeri, seperti kera jepang, kera belanda, pinguin, Bison, Kambing Gunung, Kangguru, dan masih banyak satwa lainnya yang dapat anda jumpai disini.

Selain dapat melihat satwa yang berkeliaran seperti di habitat aslinya, Taman Safari juga menyuguhkan beberapa pertunjukan satwa yang dapat dinikmati secara gratis.

Beberapa pertujukan tersebut diantaranya: atraksi macan, singa laut, lumba-lumba, burung, gajah dan coboy show.

Selain itu terdapat juga baby zoo, dimana Kita dapat melihat, memegang bahkan berfoto bersama dengan hewan yang masih balita dan juga jinak.

Anak-anak juga dapat menikmati aneka permainan seperti halnya kita berkunjung ke Dufan, hanya disini dalam bentuk yang lebih mini.

Bila Anda memiliki banyak waktu, dapat juga mencoba untuk menelusuri curug yang masih berada di area TSI.

CARA MENGHEMAT BBM

Salah satu komponen pengeluaran yang terbesar dari pada kendaraan adalah Bahan Bakar, apalagi pada saat ini harga Bahan Bakar sudah cukup mahal dan memberatkan para pengguna.

Berbagai cara dilakukan oleh para pengguna kendaraan untuk menghemat pengeluaran bahan bakar. Ada yang mulai beralih menggunakan alat transportasi lain seperti Kendaraan Umum, Bus Way, Ojek, beralih ke Motor, mengganti jenis BBM dengan menurunkan kwalitas (misal dari Pertamax Plus ke Premium) atau ada juga yang menumpang dengan rekan lain yang memiliki jurusan perjalanan yang sama. Syukur kalo bisa dapat tumpangan gratis tiap harinya, tapi apakah hal ini mungkin…

Dari semua hal tersebut diatas manakah yang terbaik… semua alternatif  tersebut diatas, pilihan kembali kepada anda sebagai pemilik kendaraan. Tetapi bagi anda yang tetap ingin membawa kendaraan untuk keperluan transportasi setiap harinya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk penghematan bahan bakar kendaraan anda, diantaranya:

1. SERVICE TERATUR

Usahakan melakukan pemeriksaan kendaraan anda secara teratur. Ganti setiap komponen sesuai dengan ajuran pabrikan masing-masing. Yang paling berhubungan dengan Bahan Bakar adalah Oli, Saringan Oli, Busi, Kabulator, Saringan Bensin, Saringan Udara.

Bila anda sering kali melewati jalan yang berdebu, maka lebih baik anda membersihkan saringan udara lebih sering dari yang dianjurkan.

2. TEKANAN ANGIN PADA BAN

Periksa tekanan angin secara teratur, misalnya 1 bulan sekali. Tekanan angin yang kurang akan menyebabkan tenaga yang dikeluarkan untuk menggerakan kendaraan lebih besar dan hal ini menyebabkan pemborosan bahan bakar.

3. CARA MENGEMUDI

Cara mengemudikan kendaraan dapat menjadi salah satu faktor bahan bakar menjadi boros. Kendaraan yang sering ditarik saat gigi awal dan melakukan pengerekan mendadak hal ini tidak dianjurkan.

Usahakan membawa kendaraan dengan tenang, jaga kecepatan dan jangan terlalu banyak menggunakan rem disaat tidak perlu.

4. BEBAN PADA KENDARAAN

Usahakan membawa beban dalam kendaraan sesuai dengan anjuran pabrikan dan tidak berlebihan. Selain dapat merusak kendaraan juga menyebabkan bahan bakar jadi boros.

5. PINDAH GIGI

Lakukan pemindahan gigi sesuai dengan anjuran pabrikan. Jangan memaksakan menggunkan gigi tertentu melebihi anjuran yang biasanya ada di manual book.

6. MEMANASKAN MESIN

Jangan memanaskan kendaraan anda terlalu lama, cukup kisaran 2 menit saja. Memanaskan kendaraan yang terlalu lama apalagi sampai ditinggal untuk melakukan pekerjaan lain menyebabkan bahan bakar terbuang percuma.

7. BAN MOBIL

Gunakan ban dengan ukuran sesuai dengan Pabrikan, menggunakan ban dengan Ring besar memang menambah penampilan kendaraan anda menjadi lebih keren, tapi keren tersebut harus dibayar dengan bahan bakar yang ekstra pula.

8. ACESORIS KENDARAAN

Hindari pemasangan acesorsn kendaraan yang tidak perlu yang hanya menambah beban dari kendaran tersebut

9. PENGGUNAAN AC

Gunakan Air Conditioner dalam kendaraan anda sesuai dengan kebutuhan, bila AC kendaraan anda tidak dingin maka lakukan service AC bukan membuka AC pada tingkat yang lebih besar lagi.

Semoga dengan Tip tersebut diatas kendaraan anda tidak memerlukan dopping lagi seperti pil dan cairan penambah tenaga octan booster juga pemasangan alat penghemat BBM yang banyak beredar dipasaran.

Estate Management

Ada baiknya bila Kita ingin membeli Property baik untuk tempat tinggal bahkan untuk insvestasi sebaiknya faktor yang perlu diperhatikan dan cukup penting adalah Estate Management.

Apa yang dimaksud dengan Estate Management, secara singkat dan sederhana Estate Management dapat diartikan sebagai badan yang ada dalam struktur organisasi pengembang yang memiliki tugas untuk menjaga area lingkungan di perumahan tersebut.

Ruang lingkup tugas dari Estate Management antara lain berhubungan dengan :

1. Penataan Lingkungan
2. Kebersihan Lingkungan
3. Keamanan Lingkungan
4. Pengelolaan Fasum dan Fasos bila ada seperti Sport Club, Rumah Ibadah
5. Sampah
6. Pengelolaan Iuran wajib (Keamanan dan Kebersihan)

Apa yang akan dirasakan dengan adanya Estate Management yang baik, Tentunya penghuni akan merasa nyaman dan aman dan yang terpenting Nilai Property kita akan semakin cepat berkembang dan menguntungkan. Tetapi perlu diingat semua itu harus ada kerjasama yang baik antara penghuni dan juga Estate Management. Salah satu kerjasama dalam hal penentuan iuran wajib atau yang lebih dikenal dengan sebutan IPL (Iuran Pengelolaan Lingkungan). Penghuni harus dapat mendukung dengan membayar IPL sesuai kesepakatan bersama dan tentunya tepat waktu.

Estate Management pun harus bertanggungjawab dan transparan dalam pengelolaan iuran tersebut selain melakukan semua tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

Kekompakan dan keterlibatan penghuni sangatlah penting terlebih bila lahan yang dimiliki oleh pengembang sudah laku terjual semua. Ada sebagian pengembang yang meninggalkan begitu saja mengelolaan lingkungan tersebut. Apabila warga tidak siap akan hal ini maka akan timbul masalah bagi perumahan tersebut beserta warganya. Apabila mereka tidak siap ditinggalkan, maka pengelolaan akan kacau dan berimbas kepada Nilai Property Kita akan menjadi menurun.

Tetapi sebagian dari pengembang juga tidak membiarkan hal itu terjadi, mereka tetap menjaga reputasi dan nama besar yang sudah mereka rintis selama itu. Berharap untuk proyek berikutnya mereka akan mendapat sambutan yang baik dari Masyarakat dan ikut mendongkrak penjualan mereka.